La mostra come sistema di responsabilità
Musei, fondazioni, enti pubblici, associazioni culturali e organizzatori devono conciliare richieste dei prestatori, valori assicurati, calendario, sedi e fornitori. La valutazione parte dall’elenco delle opere e dai contratti di prestito, ma considera anche imballaggio, trasporti, custodia, installazione, periodo di esposizione e rientro.
Una polizza All Risks opere d’arte può offrire un perimetro ampio, definito comunque dalle condizioni, dai limiti e dalle esclusioni contrattuali. Non significa che ogni evento sia automaticamente coperto. Devono essere lette le clausole relative a danni parziali, restauro, perdita di valore, opere particolarmente fragili, sedi temporanee e possibili proroghe.
Prestiti e valore assicurato
Ogni prestatore può chiedere condizioni diverse: certificato assicurativo, indicazione del beneficiario, valore concordato, copertura chiodo a chiodo o formule specifiche. I valori vanno coerentemente riportati nei documenti e verificati con l’assicuratore. Le responsabilità dell’organizzatore non si esauriscono nella sottoscrizione della polizza: dipendono dagli accordi e dalla gestione effettiva delle opere.
Il trasporto delle opere introduce ulteriori passaggi di custodia. Conviene definire fin dall’inizio i soggetti che eseguono imballaggio, trasporto, condition report e allestimento. Un unico quadro dei movimenti aiuta a controllare sovrapposizioni, limiti e intervalli temporali.
Un confronto sul progetto
Per iniziare bastano l’impianto della mostra, le sedi, le date, il numero indicativo di opere e i requisiti principali dei prestatori. Il dettaglio dei beni e dei valori può essere condiviso in seguito in modo riservato. Il libro Il prestito delle opere d’arte offre un quadro dei temi contrattuali e assicurativi ricorrenti.