La tutela di una collezione museale combina sicurezza fisica, procedure, documentazione e trasferimento assicurativo del rischio. Nessuna polizza sostituisce il lavoro di prevenzione; allo stesso modo, un piano di sicurezza va letto insieme agli obblighi previsti dal contratto assicurativo.
Prepararsi prima dell’evento
Inventari aggiornati, immagini, condizioni delle opere e tracciamento delle movimentazioni aiutano a identificare i beni. È opportuno chiarire chi autorizza accessi e spostamenti, chi conserva la documentazione e chi comunica con prestatore e assicuratore. In una mostra temporanea le responsabilità possono essere ripartite fra più soggetti.
Le prime ore
Di fronte a un furto, la priorità è la sicurezza delle persone e l’attivazione delle autorità competenti secondo le procedure dell’istituzione. Occorre preservare la scena, raccogliere documenti e rispettare i termini di denuncia previsti dalla polizza. La comunicazione pubblica e quella ai prestatori vanno coordinate senza diffondere dati sensibili o compromettere le verifiche.
La risposta dipende dalle circostanze e dalle condizioni contrattuali. Per una mostra, il programma assicurativo deve essere coerente con sicurezza e prestiti; in caso di danno o perdita, la gestione tecnica del sinistro richiede documentazione ordinata. Sul tema ho scritto anche per Artribune.